Si tienes experiencia o algo de conocimiento en lo relativo a una solución de licitación pública, valorarás quizá aún más que un novato la dimensión que supone la tecnología formando parte de este tipo de procesos vale decir, sustituir los procedimientos tradicionales por el uso de una plataforma de licitación pública electrónica.

Para quienes no tienen tanto conocimiento o estén dando sus primeros pasos en el asunto, dedicaremos algunos párrafos a puntualizar algunos conceptos básicos acerca de lo que es una licitación pública.

¿Qué es una licitación pública?

Cuando hablamos de una licitación pública, aludimos a un proceso en el que una organización responde a un requerimiento o una solicitud de información o precios, relacionados con el suministro de bienes y servicios a otra organización que puede ser incluso el Estado o Gobierno de un país. En general, las organizaciones demandantes, solicitan y esperan  ofertas  por parte de muchas empresas, pues aspiran a evaluar  y aceptar aquellas propuestas que  satisfagan sus necesidades y ofrezcan la mejor relación calidad-precio. La aceptación de una licitación culmina en un contrato entre la organización demandante y la oferente.

Dada la diversidad de rubros en que se utiliza este sistema, las licitaciones son pedidos de muchas formas diferentes, entre las que se destacan:

• Solicitud de licitación propiamente dicha (se desea comprar un bien o un servicio)
• Expresión de interés (es un paso previo a la compra, se trata de sondear de cuantos proveedores se dispondría y el perfil de los mismos)
• Solicitud de información (el demandante tiene una necesidad concreta pero no conoce del todo bien las opciones para satisfacerla)

Como es fácil imaginar, a pesar de que los nombres difieren significativamente, los documentos que deben (o debían) elaborarse por parte de quien responde al llamado de licitación) tienen características similares. Básicamente por lo general, incluyen una descripción de los requisitos o necesidades de la organización y lo que sería un currículum vitae de la empresa, es decir información sobre la experiencia, el conocimiento y la capacidad de la organización que responde para cumplir con los requisitos o satisfacer la necesidad. En la mayoría de los casos, también se solicita un precio fijo o un cronograma de tarifas.

Así las cosas, también es fácil de imaginar que cada licitación puede variar de una sola página a cientos de páginas, dependiendo de la naturaleza y complejidad de la solicitud en cuestión.

Un factor que se suma, es el tiempo proporcionado para preparar una respuesta, tiempo que podría variar desde una semana hasta un mes o más. ¡Y ni hablemos de los costos de responder a las ofertas!

En este escenario, irrumpe un nuevo concepto: la licitación pública electrónica o mejor aún, la posibilidad de trabajar este proceso sobre una plataforma de licitación electrónica. En artículos sucesivos ampliaremos detalles acerca de esta verdadera solución de licitación pública electrónica, pero para definir el impacto en pocas palabras es suficiente señalar que los tiempos, los costos de presentación y la inversión de recursos humanos para preparar las ofertas de respuesta se reducen notoriamente.

Es un hecho que una plataforma de licitación pública es un instrumento que se transformará en un aliado de éxito para todas las partes. Vale la pena conocerlo un poco más y también a las empresas que aportan soluciones de este tipo con amplia solvencia y conocimiento de los procesos.